Save the date e... reza

Eventos são atividades importantes e merecem ser encarados com mais seriedade

Divulgação: Kyle Glenn / Unsplash

Divulgação: Kyle Glenn / Unsplash


Quem organiza eventos no Brasil tem sempre um frio na espinha quando precisa se assegurar da presença de convidados às suas atividades. Principalmente quando os eventos são dirigidos a convidados especiais, sem pagamento de inscrição.

Há um péssimo hábito de confirmar presença facilmente e depois simplesmente não comparecer. Foram até importadas umas palavrinhas mais chiques para tentar sensibilizar os convidados a comparecer. É o tal do Respondez S?il Vous Plait (RSVP), o anglicismo Save the Date e outros termos estrangeiros.

Tudo para garantir presença daquele convidado desejado. Mas, não adianta, a quebra sempre existe. Com a mesma facilidade com que há a confirmação, há o ?furo?. Eu trabalhei anos e continuo em organizações que coordenam muitos eventos. E o problema recorrente é como dimensionar espaço, logística, alimentos e bebidas e logística em geral, tendo como pano de fundo esse comportamento. E se todos que confirmaram comparecerem?

Com que quebra de público devemos trabalhar? Se dimensionarmos para menos, teremos de lidar com uma possível falta de lugares, de alimentos e bebidas e de tudo mais. Se dimensionarmos para cima, temos cadeiras vazias, sobra de alimentos e bebidas e aquela indesejada sensação de que oevento não foi bem-sucedido. Difícil!

Trago esse tema para essa reflexão porque estou no meio de um roadshow pelo Brasil. O roadshow prevê eventos para convidados em número limitado. No primeiro, de uma série de dez, quebramos a cara. Fomos bastante rigorosos no limite de convidados e tivemos quase 40% de faltantes. Isso arrasa qualquer planejamento.

Nos eventos seguintes, convidamos mais gente do que a capacidade estipulada e estamos conseguindo equacionar, tendo o bom problema de lidar com um pequeno overbooking. Um organizador de uma plataforma muito bem-sucedida de eventos dividiu comigo os seus tropeços nessa gestão de convidados x presença.

Um desses eventos é de puro business networking. Provedores de serviços pagam uma cota para estar no evento, que tem como convidados prospects, potenciais contratantes desses serviços. O evento é num resort bacana, com tudo pago para os convidados. A única obrigação desses felizardos convidados é cumprir uma pequena agenda de rápidas reuniões, restritas a uma parte do dia, com os provedores patrocinadores.

Justo, não é? Você curte uma bela viagem, mas tem de dedicar uma pequena parte do seu tempo àqueles que pagaram suas despesas. E não é que alguns faltavam a esses compromissos...

A alegação era a de que perderam a hora, dormiram demais, não estavam muito bem... E o organizador não podia dar uma bronca naqueles convidados VIPs. Para tentar corrigir esse problema, o organizador decidiu sortear um carro entre aqueles que cumpriam integralmente sua agenda de reuniões. E ainda assim tinha gente que faltava. Sabe o que resolveu? Foi uma abordagem emocional.

O organizador decidiu dar uma bolsa de estudos a menores carentes. Mas a bolsa só seria garantida se todos cumprissem a agenda de reuniões. Funcionou! Ninguém queria ser culpado pela perda de oportunidade dos estudantes. Outro fato que me parece bem brasileiro é a decisão em cima da hora. O organizador fica com o coração na mão até as vésperas do evento e, de repente, uma avalanche de inscrições (quando é sucesso). Haja coração! Como diria o filósofo Galvão Bueno.

Ah! E tem a questão do horário. Acostumados com o hábito do atraso, o organizador marca o início meia hora antes para dar uma margem para os atrasados. E quem chega na hora é penalizado.

Com raras e honrosas exceções, se você chegar pontualmente a um evento, corre o risco de presenciar os últimos ajustes da organização. Os eventos são uma atividade econômica muito importante, gerando milhares de empregos. Merecem ser encarados com mais seriedade. Então, fica a dica: quando for convidado para um evento, faça da sua confirmação uma atitude pensada e planejada. E, se confirmar, apareça! E no horário!

Fonte: Alexis Pagliarini



EBS Buyers Club comemora 1 ano e já conta com mais de 300 associados

O clube focado nos gestores de eventos, marketing, rh, treinamento e compras das principais empresas espera chegar a 600 associados até o final de 2015

leia mais


Divulgação
AmCham Rio tem novo diretor executivo



leia mais


Rock Comunicação produz Conferência Ethos 360°

Pelo segundo ano consecutivo agência é responsável pela realização do evento

leia mais


Gocil investe R$ 200 mil no golfe

A empresa vem ampliando seus patrocínios direcionados a esportes alternativos

leia mais


Congresso online terá 25 palestras sobre alta performance empresarial

Empresários bem-sucedidos ensinarão como conciliar alto rendimento, sucesso profissional e qualidade de vida

leia mais


Pesquisa revela as principais tendências de marketing digital do mercado de tecnologia

Foram analisados mais de 600 empresas de tecnologia e verificaram que 70% já adotam marketing de conteúdo e 80% utilizam alguma ferramenta de automação ou de e-mail marketing

leia mais


A empresa planeja alcançar a sua nova meta ao manter o foco na conservação de energia e aumento da u
P&G anuncia nova meta para reduzir em 30% as emissões de gases do efeito estufa

Esta nova meta representa um importante passo nos esforços contínuos da empresa para minimizar as suas emissões de gases de efeito estufa que impactam nas mudanças climáticas

leia mais


Berkley conta com nova gerente comercial

A companhia está aumentando sua participação no Interior do Estado de São Paulo

leia mais


Abbott é nomeada líder no setor DJSI

A empresa está no DJSI há 11 anos consecutivos

leia mais


Feira EBS 2016: nova data e local

A Feira acontecerá nos dias 01 e 02 de junho, no Centro de Conv. Rebouças

leia mais



anterior  1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | próxima