Save the date e... reza

Eventos são atividades importantes e merecem ser encarados com mais seriedade

Divulgação: Kyle Glenn / Unsplash

Divulgação: Kyle Glenn / Unsplash


Quem organiza eventos no Brasil tem sempre um frio na espinha quando precisa se assegurar da presença de convidados às suas atividades. Principalmente quando os eventos são dirigidos a convidados especiais, sem pagamento de inscrição.

Há um péssimo hábito de confirmar presença facilmente e depois simplesmente não comparecer. Foram até importadas umas palavrinhas mais chiques para tentar sensibilizar os convidados a comparecer. É o tal do Respondez S?il Vous Plait (RSVP), o anglicismo Save the Date e outros termos estrangeiros.

Tudo para garantir presença daquele convidado desejado. Mas, não adianta, a quebra sempre existe. Com a mesma facilidade com que há a confirmação, há o ?furo?. Eu trabalhei anos e continuo em organizações que coordenam muitos eventos. E o problema recorrente é como dimensionar espaço, logística, alimentos e bebidas e logística em geral, tendo como pano de fundo esse comportamento. E se todos que confirmaram comparecerem?

Com que quebra de público devemos trabalhar? Se dimensionarmos para menos, teremos de lidar com uma possível falta de lugares, de alimentos e bebidas e de tudo mais. Se dimensionarmos para cima, temos cadeiras vazias, sobra de alimentos e bebidas e aquela indesejada sensação de que oevento não foi bem-sucedido. Difícil!

Trago esse tema para essa reflexão porque estou no meio de um roadshow pelo Brasil. O roadshow prevê eventos para convidados em número limitado. No primeiro, de uma série de dez, quebramos a cara. Fomos bastante rigorosos no limite de convidados e tivemos quase 40% de faltantes. Isso arrasa qualquer planejamento.

Nos eventos seguintes, convidamos mais gente do que a capacidade estipulada e estamos conseguindo equacionar, tendo o bom problema de lidar com um pequeno overbooking. Um organizador de uma plataforma muito bem-sucedida de eventos dividiu comigo os seus tropeços nessa gestão de convidados x presença.

Um desses eventos é de puro business networking. Provedores de serviços pagam uma cota para estar no evento, que tem como convidados prospects, potenciais contratantes desses serviços. O evento é num resort bacana, com tudo pago para os convidados. A única obrigação desses felizardos convidados é cumprir uma pequena agenda de rápidas reuniões, restritas a uma parte do dia, com os provedores patrocinadores.

Justo, não é? Você curte uma bela viagem, mas tem de dedicar uma pequena parte do seu tempo àqueles que pagaram suas despesas. E não é que alguns faltavam a esses compromissos...

A alegação era a de que perderam a hora, dormiram demais, não estavam muito bem... E o organizador não podia dar uma bronca naqueles convidados VIPs. Para tentar corrigir esse problema, o organizador decidiu sortear um carro entre aqueles que cumpriam integralmente sua agenda de reuniões. E ainda assim tinha gente que faltava. Sabe o que resolveu? Foi uma abordagem emocional.

O organizador decidiu dar uma bolsa de estudos a menores carentes. Mas a bolsa só seria garantida se todos cumprissem a agenda de reuniões. Funcionou! Ninguém queria ser culpado pela perda de oportunidade dos estudantes. Outro fato que me parece bem brasileiro é a decisão em cima da hora. O organizador fica com o coração na mão até as vésperas do evento e, de repente, uma avalanche de inscrições (quando é sucesso). Haja coração! Como diria o filósofo Galvão Bueno.

Ah! E tem a questão do horário. Acostumados com o hábito do atraso, o organizador marca o início meia hora antes para dar uma margem para os atrasados. E quem chega na hora é penalizado.

Com raras e honrosas exceções, se você chegar pontualmente a um evento, corre o risco de presenciar os últimos ajustes da organização. Os eventos são uma atividade econômica muito importante, gerando milhares de empregos. Merecem ser encarados com mais seriedade. Então, fica a dica: quando for convidado para um evento, faça da sua confirmação uma atitude pensada e planejada. E, se confirmar, apareça! E no horário!

Fonte: Alexis Pagliarini



Buffet Apogeo Alphaville reabre suas portas

Com 1.200 m² de infraestrutura e localização privilegiada, o espaço possui nível de excelência para atender eventos sociais e corporativos de todos os portes

leia mais


Wearable de pagamento inovador para os Jogos Olímpicos Rio 2016

Durante os Jogos Olímpicos Rio 2016, todos os 4 mil terminais POS disponíveis nos Parques Olímpicos aceitarão a tecnologia

leia mais


Bridgestone anuncia ativações de marketing para os Jogos Olímpicos Rio 2016

Ações incluem promoções, campanha para TV, conteúdo exclusivo em mídias digitais e pacote de mídia exterior no Rio

leia mais


Conferência em São Paulo discute como reinventar empresas com propósito

O encontro internacional em São Paulo reunirá empresários, investidores e empreendedores

leia mais


Feira EBS se consolida como a principal do setor MICE

A 15ª edição já está marcada para acontecer nos dias 07 e 08 de junho, no Centro de Convenções Rebouças

leia mais


Grupo Eventofacil se reinventa com o Congresso MICE Brasil

1º Congresso MICE Brasil leva conteúdo de qualidade e promove debate e engajamento com o público

leia mais


EBS 2016 inova com o lançamento de aplicativo

Versátil, o aplicativo disponibiliza a programação dos evento e os diversos fornecedores de produtos e serviços para eventos

leia mais


Congresso MICE Brasil e Feira EBS 2016 acontecem na próxima semana

Os eventos acontecerão no Centro de Convenções Rebouças, em São Paulo, nos dias 01 e 02 de junho de 2016

leia mais


Fórum Eventos Experiências de luxo

O evento tem como objetivo mostrar como as marcas Premium se relacionam com o seu público

leia mais


The Front elabora comemoração de 60 anos da Mercedes-Benz no Brasil

Foram 120 dias de planejamento, 800 pessoas envolvidas diretamente na campanha, além de 60 fornecedores diretos

leia mais



anterior  1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | próxima